Stappenplan zaken regelen van een overleden ondernemer

U maakt een verdrietige tijd door nu uw partner of familielid is overleden. Omdat de overledene een bedrijf achterlaat, moet u ook op zakelijk gebied veel regelen. Lees wat de belangrijkste stappen zijn bij het overlijden van een ondernemer.

1. Geef het overlijden door aan de gemeente

U moet het overlijden van de ondernemer melden bij de gemeente. Meestal doet de uitvaartverzorger dit. De gemeente geeft het bericht van overlijden automatisch door aan KVK en de Belastingdienst. U ontvangt na 5 dagen een condoleancebrief van de Belastingdienst als bevestiging.

2. Check of er een testament is

Controleer of de overledene een testament heeft via het Centraal Testamentregister (CTR). Als er een testament is, geeft het CTR aan welke notaris het heeft opgemaakt. U kunt het testament bij deze notaris opvragen.

Als er geen testament is, bepaalt de wet hoe de erfenis wordt verdeeld. Bij ingewikkelde erfenissen heeft de overledene meestal een of meer executeurs gekozen. Dat is iemand die de erfenis of bepaalde zaken uit het testament regelt. Dit kan een van de erfgenamen zijn maar ook iemand anders, zoals een notaris.

3. Neem contact op met de KVK Nabestaandendesk

De KVK Nabestaandendesk helpt u met het regelen van praktische zaken rond de onderneming. Zoals de uitschrijving van de overledene uit het Handelsregister. Omdat elke situatie verschillend is, helpt de KVK Nabestaandendesk u persoonlijk.

Als u erfgenaam bent van het bedrijf, moet u beslissen wat er met het bedrijf gebeurt. Er zijn 3 opties:

1. Het bedrijf stopt.

2. U gaat zelf door met het bedrijf.

3. U draagt het bedrijf over aan een ander.

Zoek na het overlijden op deze manier contact met de KVK Nabestaandendesk:

• Stuur een e-mail naar nabestaandendesk@kvk.nl.
• Zet daarin uw naam en telefoonnummer.
• Geef aan om welk KVK-inschrijvingsnummer het gaat.

Een medewerker van de KVK Nabestaandendesk neemt zo snel mogelijk contact met u op. Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP). Zodra iemand overlijdt, is dat ook bekend bij de KVK Nabestaandendesk. Als u geen contact opneemt, dan neemt de KVK Nabestaandendesk meestal 8 weken na het overlijden zelf contact op met u.

4. Zorg voor een verklaring van erfrecht

Financiële instellingen zoals banken en verzekeraars vragen u altijd om een kopie van het testament en om de akte van overlijden als u toegang wil tot tegoeden.

Sommige financiële instellingen vragen ook om een verklaring van erfrecht. Dit is een verklaring die een notaris voor u opstelt. Hiermee toont u aan wie de erfgenamen zijn en wie bevoegd is/zijn om beslissingen te nemen. Dit is bijvoorbeeld belangrijk voor de tegoeden bij een bank of uitkeringen van een verzekeringsmaatschappij. Alleen op die manier hebben deze instellingen zekerheid wie beslissingen mag nemen over bezittingen van de overledene.

In een verklaring van erfrecht staat onder meer:

• Dat iemand is overleden.
• Of de overledene gehuwd was of een geregistreerd partnerschap had. En zo ja: in gemeenschap van goederen of op huwelijkse voorwaarden?
• Of er een testament is.
• Wie de erfgenamen zijn.
• Of erfgenamen de erfenis hebben geaccepteerd (zie stap 5).
• Of er een executeur is.
• Wie de zaken mag regelen en over de bezittingen mag beslissen.

5. Beslis of en hoe u als erfgenaam de erfenis aanvaardt

U heeft 3 mogelijkheden bij de vraag wat u doet met de erfenis. U kunt de erfenis:

1. zuiver aanvaarden

2. beneficiair aanvaarden

3. verwerpen

Voordat u en eventuele andere erfgenamen een beslissing nemen, mag u tijd nemen om informatie over de bezittingen en schulden van de overledene uit te zoeken. Deze tijd heet het recht van beraad. U heeft hiervoor 3 maanden de tijd.

Zuivere aanvaarding

Als u de erfenis zuiver aanvaardt, erft u niet alleen de bezittingen maar ook alle schulden. Als de schulden groter zijn dan de bezittingen, bent u met uw privévermogen aansprakelijk. Dit betekent dat u van uw eigen geld de schulden uit de erfenis moet betalen.

Beneficiaire aanvaarding

Bij beneficiaire aanvaarding krijgt u wel de erfenis maar bent u niet aansprakelijk voor de eventuele schulden. Alle bezittingen van de erfenis moeten in dat geval zo goed mogelijk worden verkocht. Met de opbrengst moet u de schuldeisers afbetalen. Als er dan nog wat overblijft van de erfenis, is dit voor de erfgenamen. Is er te weinig, dan hoeft u dit niet uit uw privévermogen te betalen.

Bij beneficiaire aanvaarding van de erfenis is de afwikkeling wel ingewikkelder. Volgens de wet zijn er namelijk extra regels die u dan moet volgen. Om een nalatenschap beneficiair te aanvaarden moet u als erfgenaam een verklaring afleggen bij de rechtbank. U betaalt hier eenmalig € 134 voor. De notaris kan dit ook voor u regelen.

Verwerpen van de erfenis

Als u de erfenis niet wilt, dan kunt u deze verwerpen. Bijvoorbeeld als u verwacht dat er veel meer schulden dan bezittingen zijn. U moet bij verwerping een verklaring afleggen aan de rechtbank. U betaalt hier eenmalig € 134 voor. De notaris kan dit ook voor u regelen.

Als u besluit de erfenis te verwerpen, dan mag u niets regelen na het overlijden. U bent geen erfgenaam. U mag ook niets uit de erfenis meenemen. Anders wekt u de indruk dat u de erfenis toch aanvaardt.

Lees meer over een erfenis aanvaarden of verwerpen op Rechtspraak.nl.

6. Neem het beheer van de administratie waar

U bent als erfgenaam verplicht om na het overlijden de zaken die horen bij de erfenis, waaronder het bedrijf, waar te nemen. Als er een executeur is benoemd, is dit de taak van de executeur. Het is daarom belangrijk dat u (of de executeur) naast de privéadministratie, ook toegang heeft tot de bedrijfsadministratie. Dit is onder meer nodig voor het afrekenen met de Belastingdienst.

Doe op tijd btw-aangifte zodat u geen boete krijgt. Voor de meeste ondernemers is dat aan het einde van het kwartaal. Check of u nog leveranciers moet betalen. Het kan zijn dat de ondernemer de administratie heeft uitbesteed aan een boekhouder of accountant. In dat geval kan diegene u helpen of u maakt daarover nieuwe afspraken.

7. Geef het overlijden door aan financiële instellingen

Meld het overlijden aan financiële instellingen waar de ondernemer klant was, zoals banken creditcardmaatschappijen, verzekeraars, beleggingsinstellingen en pensioenfondsen. Met een verklaring van executele en/of verklaring van erfrecht voorkomt u dat geld van de ondernemer wordt geblokkeerd. Zoals de tegoeden op betaalkaarten, creditcards en internetbankieren.

8. Doe de finale aangifte inkomstenbelasting en aangifte erfbelasting

21 dagen na het overlijden vraagt de Belastingdienst u in een brief om een contactpersoon door te geven. En u krijgt een oproep om aangifte voor de inkomstenbelasting te doen.

U krijgt ook een uitnodiging om aangifte te doen voor de erfbelasting. Iedereen die iets krijgt uit de erfenis, moet een percentage over de ontvangen erfenis betalen. Dit percentage hangt af van de waarde van de erfenis, inclusief de onderneming. En van de relatie met de ondernemer. Partners en kinderen betalen bijvoorbeeld een lager percentage dan andere erfgenamen.

U zet de onderneming voort

Besluit u het bedrijf voort te zetten, alleen of met iemand anders? Dan hoeft u meestal geen erfbelasting te betalen. Als u een onderneming voortzet die u door schenking of erfenis heeft gekregen, is ruim € 1 miljoen van de waarde van de onderneming vrijgesteld van schenk- of erfbelasting. Er gelden wel voorwaarden. Als u het bedrijf voortzet moet u dit minimaal 5 jaar doen. En u houden aan de bedrijfsopvolgingsregeling (BOR). Doet u dat niet, dan rekent de belastingdienst alsnog erfbelasting over het bedrijf. 

U besluit de onderneming op te heffen

Voor de Belastingdienst betekent het opheffen dat u de onderneming gaat staken. De Belastingdienst stuurt u de finale aangifte. Het formulier dat u hiervoor gebruikt, heet het F-biljet. Dit is de eindafrekening en finale aangifte inkomstenbelasting van het bedrijf. Bij deze aangifte wordt ook de waarde van het bedrijf vastgesteld.

BelastingTelefoon voor nabestaanden

Heeft u vragen over erven, erfbelasting, inkomstenbelasting en toeslagen? Neem dan contact op met de BelastingTelefoon voor nabestaanden: 0800 - 235 8354 (gratis).

9. Check wat u moet opzeggen

Besluit u de onderneming niet voort te zetten? Check dan ook welke verzekeringen en contracten u moet opzeggen, bijvoorbeeld:

• Bedrijfsverzekeringen
• Vergunningen
• Telefoonnummers
• Domeinnaam
• Abonnementen
• Contracten met leveranciers en andere partijen